PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług cateringowych na potrzeby Stowarzyszenia Biznes – Nauka – Samorząd „Pro Silesia” na terenie Katowic i okolic
Przez świadczenie usług cateringowych Zamawiający rozumie usługę przygotowania, dostarczenia, podawania zestawów, dbania o czystość w trakcie spotkania jak i uprzątnięcia pomieszczenia ze śmieci i resztek jedzenia po zakończeniu usługi zgodnie z poniższym opisem:
1.1. Świadczenie usług cateringowych będzie odbywało się sukcesywnie w okresie obowiązywania umowy, w ramach organizowanych przez Zamawiającego spotkań/konferencji na terenie Katowic i okolic.
1.2. Usługi będą świadczone od dnia podpisania umowy do 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy lub do wyczerpania kwoty maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy określonego w umowie, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej. Strony uzgadniają jednak, iż ostateczny termin realizacji umowy przypadnie na dzień 31.12.2026 r., a wynagrodzenie należne Wykonawcy z tytułu realizacji umowy wyniesie minimum 60% maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy określonego w umowie.
1.3. Usługi cateringowe będą świadczone przez Wykonawcę zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego według bieżących potrzeb. Zlecenia na realizację konkretnej usługi będą składane w formie elektronicznej (e-mail)najpóźniej na 60 godzin przed jej realizacją, z zastrzeżeniem możliwości skrócenia tego okresu za obustronną zgodą. W zleceniu Zamawiający określi co najmniej termin, miejsce, liczbę uczestników, zakres usługi cateringowej tj. liczbę i rodzaj zestawów, zgodnie z ofertą przetargową. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości zamawianych zestawów w zleceniu na realizację konkretnej usługi najpóźniej do 24 godzin przed realizacją. Wykonawca jest zobowiązany do potwierdzenia przyjęcia do realizacji zlecenia/modyfikacji zlecenia (e-mail). Zamawiający ma prawo do anulowania zlecenia najpóźniej do 24 godzin przed realizacją.
1.4. Ilość zestawów objętych usługą cateringową określoną w powyższej tabeli stanowi maksymalną ilość zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamówienia ilości nie mniejszej niż 60% maksymalnej wartości zamówienia, a Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń
z tego tytułu.
1.5. Rozliczanie nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem przedmiotu umowy. Ceny jednostkowe zaoferowane przez Wykonawcę w ofercie przetargowej nie ulegną podwyższeniu przez cały okres obowiązywania umowy.
1.6. W ramach realizacji umowy Wykonawca jest zobowiązany do:
- przygotowania, dostarczania i podawania zamówionych zestawów zgodnych ze zleceniem, w terminach i miejscach określonych przez Zamawiającego w zleceniu;
- świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów świeżych i spełniających normy jakości produktów spożywczych, wszystkie posiłki muszą być bezwzględnie świeże, charakteryzować się najwyższą jakością w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podawania;
- przestrzegania przepisów prawnych i obowiązujących norm w zakresie przechowywania, przygotowywania i transportu artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tekst jednolity Dz. U. z 2023 r. poz.1448 z późn. zm.);
- obsługi zleceń (dotyczy kontaktu z żywnością) przez pracowników posiadających odpowiedni stan zdrowia określony na podstawie badań lekarskich i odpowiednich badań analitycznych oraz zachowujących wysoki stopień higieny osobistej i higieny pracy;
- zapewnienia odpowiedniego ubioru osób podających posiłki:
- ubiór musi być schludny, czysty, elegancki i dostosowany do pełnionej roli,
- zakazuje się podawania posiłków w odzieży codziennego użytku,
- kelnerów lub osoby podające posiłki obowiązuje strój kelnerski (biała lub czarna koszula, czarne spodnie lub spódnica, czarne obuwie z zasłoniętymi palcami i pietami (preferowane półbuty).
- regularne sprzątanie stołów i zaplecza
- bieżącą, niezakłóconą obsługę serwisów kawowych (uzupełnianie wody i kawy oraz opróżnianie fusów z pojemnika)
- bieżąca obsługa warników do wody (uzupełnianie i utrzymywanie odpowiedniej temperatury
- przestrzeganie zasad higieny pracy oraz zaleceń epidemiologicznych
- Wykonawca zapewni profesjonalne gastronomiczne ekspresy ciśnieniowe o zwiększonej wydajności (co najmniej 90 kaw dziennie) wyposażone w młynek do mielenia kawy o poj. 1 kg, zbiornik na wodę o poj. min 4 litry, zbiornik na fusy kawowe min. 40 porcji (minimum jeden ekspres ciśnieniowy na 30 osób).
- dostarczania posiłków w pojemnikach termicznych, zapewniających utrzymanie temperatury, ze stali nierdzewnej, czystych, estetycznych, spełniających normy higieniczne, zapewnienia wystarczającej ilości serwetek oraz czystych sztućców umożliwiających nakładanie jedzenia na półmiski i talerze;
- w przypadku serwowania posiłków w kilku turach lub w ramach kilkudniowego zlecenia - po każdej turze/dniu wymiany na czyste naczyń, sztućców oraz obrusów;
- podawania posiłków zgodnie z harmonogramem podanym w zleceniu;
- dbałości o estetykę i atrakcyjność wizualną potraw oraz sposobu ich podania;
- żywność musi być serwowana na talerzach/półmiskach/paterach. Posiłki wegetariańskie oraz opcji specjalnych potrzeb żywieniowych muszą być podane na osobnych, odpowiednio oznaczonych talerzach/półmiskach lub w wydzielonej oddzielnej strefie dla tych potraw – niemieszającej się z pozostałymi posiłkami zawierającymi alergeny Przed każdym serwowanym daniem (w sposób nie utrudniający dostępu) należy umieścić etykietę określającą klasyfikację ( m.in. wegetariańska, wegańska, bez glutenu, bez laktozy) z nazwą oraz opisem składników i sposobem przyrządzenia (dot. dań ciepłych).
- przygotowania stołów (nakrycia, etykiety z nazwami/rodzajami potraw, obrusy materiałowe, dekoracje/kompozycje ze świeżych kwiatów ciętych (na życzenie), skirting itp. oraz rozmieszczenie potraw) w sposób uzgodniony z Zamawiającym i gwarantujący łatwy dostęp do porcji; wszelkie elementy winny być czyste, niezakurzone, eleganckie i dostosowane do charakteru spotkania;
- zapewnienia odpowiedniej ilość naczyń i sztućców dostosowanej do ilości uczestników spotkania (tzn. co najmniej 10% więcej, uwzględniając ilość przewidywanych przerw podczas trwania spotkania/szkolenia/itp.); używania w trakcie świadczenia usługi zastawy porcelanowej jednolitej, stanowiącej komplet, szklanek do zimnych napojów stanowiących komplet oraz sztućców ze stali nierdzewnej (cała zastawa wyparzona) w tym łyżeczki i widelczyki oraz papierowe serwetki; nie dopuszcza się plastikowych kubków, talerzy, sztućców. W razie potrzeby, wymiana brudnych naczyń i sztućców podczas spotkania. Zamawiający nie dopuszcza podawania posiłków w naczyniach będących produktami reklamowymi, naczynia nie mogą posiadać logo, tekstów, znaków firmowych reklamujących;
- Zapewnienie jednorazowych pojemników przeznaczonych na spakowanie niewykorzystanego pożywienia.
- podawania cukru w jednorazowych saszetkach/paluszkach, podawania mleka w mlecznikach;
- podawania świeżo pieczonych ciast (porcja na osobę tj. 150 g);
- przygotowania i udostępnienia do wglądu w trakcie realizacji usługi Informacji o alergenach i produktach powodujących nietolerancje pokarmowe (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1169/2011 z dnia 25 października 2011 r. w sprawie przekazywania konsumentom informacji na temat żywności);
- zabezpieczenia 10 % posiłków w ramach umowy dla osób ze specjalnymi potrzebami żywieniowymi:
- dieta bezglutenowa
- dieta wegańska
- dieta wegetariańska
- zapewnienia odpowiedniej ilości osób obsługujących w zależności od rangi, ilości uczestników oraz czasu trwania spotkania (każdorazowo uzgadniana z Zamawiającym)
- sukcesywnego sprzątania stołów i zaplecza w trakcie spotkania/konferencji/szkolenia, wymiany zabrudzonych obrusów w przypadku serwowania potraw w kilku turach;
- zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych najpóźniej 30 min. po zakończeniu spotkania/konferencji/szkolenia;
- w razie potrzeby dostarczenia stolików barowych w białych lub czarnych pokrowcach;
- ustawienia (wniesienia/wyniesienia) przygotowanych na catering stołów.
2. Ceny zawarte w ofercie uwzględniać będą wszystkie elementy wskazane w OPZ oraz koszty dojazdu i jednorazowe biodegradowalne pojemniki przeznaczone na spakowanie niewykorzystanego jedzenia.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości posiłków przez wytypowanych pracowników Zamawiającego. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia, jednak nie później niż w ciągu 30 minut.
Informacje dotyczące dostępności dla osób niepełnosprawnych
Zamawiający wymaga, by usługi cateringowe świadczone były w sposób umożliwiający dostępność wszystkim uczestnikom spotkań, w tym osobom niepełnosprawnym.
DOKUMENTY DO POBRANIA:
NOTATKA Z USTALENIA WARTOŚCI ZAMÓWIENIA
[edycja] 09.01.2026
Zapytanie zostało skierowane dotrzech potencjalnych wykonawców:
- Art. Menu
- Gastro Tesoro Sebastian Papierowski
- W&W Wioletta Witas
W terminie wpłynęły dwie oferty od Gastro Tesoro Sebastian Papierowski i W&W Wioletta Witas. Korzystniejszą ofertę zaproponowało Gastro Tesoro Sebastian Papierowski i to z nimi Stowarzyszenie Biznes - Nauka - Samorząd "Pro Silesia" podpisało umowę.